職務の明確化は、人材の力を最大化する有効な打ち手です[第622回]

…「何をどこまでやるか」の明文化が、静かな退職を防ぎ、業績を高める

（毎週火曜日配信）税理士事務所様の経営を考えるコラム
GPC-Tax本部会長・銀行融資プランナー協会
代表理事　田中英司

貴社の経営、クライアントの経営支援のネタにご利用ください。

前回号の続きです。

近年、従業員のモチベーション低下や「静かな退職」といった現象が注目されています。
背景には、業務の曖昧さや不明瞭な評価基準があり、社員が「頑張っても報われない」「何を期待されているかわからない」と感じる構造が根本にあります。

中小企業にとって、社員一人あたりのパフォーマンスが経営に直結する以上、職務を明確に定義し、範囲と責任を言語化して共有することは、単なる人事管理の話ではなく、経営戦略そのものです。

■ なぜ「職務の明確化」が必要なのか？

１人が複数業務を担うことの多い中小企業では、業務が属人的・暗黙的になりがちです。結果として以下のような問題が生まれます。

• やっている人とやっていない人の差が曖昧で、不公平感が生まれる
• 引き継ぎができず、人が辞めるたびに混乱する
• 助け合いのつもりが、特定の人に業務が偏り「静かな退職」状態に陥る

こうした状況を打破するには、「誰が、何を、どこまで、いつまでに、どのレベルでやるか」を明文化する「職務記述書（ジョブディスクリプション）」の作成が有効です。

■ 職務記述書に含めるべき要素（基本構成）

以下が、１職種・１ポジションあたりに設定すべき基本項目です。

• 職務名…営業担当（新規開拓）／経理スタッフ／店舗マネージャーなど
• 主な業務内容…顧客訪問・見積作成・売上管理・受注進捗の確認など
• 担当範囲・対象…○○地域内の中小企業／○○製品の販売業務など
• 成果指標（KPI）…月間訪問件数20件、受注率15%、請求ミスゼロなど
• 権限と責任…値引き権限10％まで、最終承認は上長など
• 上司・関係部署…営業部部長／受発注管理課と連携 など
• 評価基準…達成度／チーム貢献度／報告・連絡・相談の適正など

■ 実例：職務記述書の簡易フォーマット（営業職）

• 職種名…法人営業担当
• 業務内容
  自社製品の新規顧客開拓（訪問・ヒアリング・提案）
  契約交渉・クロージング、初回納品後のフォローアップ
  週次での営業日報作成と上長への報告
• 担当エリア／対象…関東エリアの中堅製造業（50社程度）
• KPI（数値目標）
  月間アプローチ件数：50件
  面談実施件数：15件
  契約件数：3件
• 評価指標（定性＋定量）
  契約件数と売上高の目標達成度
  チーム活動（同行営業、提案資料共有など）への貢献度
  顧客からのフィードバック・満足度
• 権限・責任
  単価10％以内の調整可能。範囲外は上長決裁
• 報告ライン…営業部課長に週1回の報告、月1回の面談

■ 実務で導入する際の進め方

中小企業では、「紙に書くより、まず動け」という現場気質も根強くあります。しかし、以下のステップで無理なく進められます。

1. まずはモデル職種から始める（例：営業／総務／店舗責任者）
2. 社員本人に「自分の仕事を棚卸し」してもらう（1週間分の業務記録を取らせる）
3. 経営者や管理職が「どこまでを期待しているか」をすり合わせる
4. 簡易的でもよいのでフォーマットに落とし込み、共有する
5. 半年に1回は見直す（仕事は変わっていくため）

■ 職務の明文化がもたらす５つの効果

1. 社員が「やるべきこと・やらなくてよいこと」が明確になり、過剰な負荷を防げる
2. 評価の透明性が増し、納得感のあるマネジメントが可能に
3. 属人業務が減り、誰が抜けても引き継げる体制ができる
4. 無理なく、静かな退職のリスクを減らせる
5. 人材育成がしやすくなり、外部人材や若手の受け入れもスムーズに

■ 中小企業だからこそ、“見える化”が武器になる

職務の明確化というと、「うちの会社には難しい」「そこまで整備する余裕はない」と考える方も多いかもしれません。
しかし、規模が小さいからこそ、１人の役割が明確になることで全体の動きがスムーズになります。
やるべきことと、やらなくてよいことを明確にする。これは、社員を楽にするだけでなく、経営者が安心して任せるための“仕組み化”でもあります。
まずは一職種、一枚の紙から始めてください。御社の人材力が、より生産的で持続可能な力に変わる第一歩になります。

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